Vacature Office manager

Vanuit the Fieldwork Company dragen we bij aan het ontwikkelen van ecologisch inzicht en bedenken we innovatieve technieken die bijdragen aan ecosysteemherstel. We hebben meer dan 10 jaar ervaring op dit vlak, en werken voor een breed pallet aan private en publieke opdrachtgevers.

Binnen the Fieldwork Company hebben we behoefte aan uitbreiding van zowel de invulling als de bezetting van de rol van Office Manager, de spin in het bedrijf. Doel van deze functie is het ontzorgen van het team en het management. Of het nu gaat om algemene ondersteuning, administratieve werkzaamheden ten behoeve van projecten, subsidies en medewerkers, het bijhouden van de financiën, een boodschap doen of het verzorgen van de planten: het hoort er allemaal bij.

Op dit moment wordt deze taak voor 0,5 FTE ingevuld, en we willen dit uitbreiden tot minimaal 1 FTE. Je bepaalt samen met je collega-Office Manager voor een groot deel zelf de prioriteiten, werkt pro-actief samen met alle collega’s en stemt bijtijds af als je in de uitvoering van je werk (input van) anderen nodig hebt. Je schroomt daarbij niet om in- en extern contacten te leggen.

De uit te voeren en te verdelen werkzaamheden zijn uiteenlopend:

• Kantoor management: post, e-mails en telefoontjes behandelen, het overzicht behouden in de bedrijfsplanning, uitzoekwerk t.b.v. inkoop van projectbenodigdheden, organiseren van bijeenkomsten, bijhouden van de basis voorraad van kantoor- en werkplaats-middelen
• Financiële administratie: centrale administratie uitbouwen en bijhouden voor inkoop en verkoop (Exact online), verwerken van inkomende facturen en bijhouden van ontvangen betalingen, in samenwerking met projectleiders uitgaande facturatie verzorgen
• HR administratie: bijhouden HR mappen, introductie van nieuwe medewerkers, plannen periodieke gesprekken, ziekte/vakantie bijhouden en vakantieplanning verzorgen, administratie t.b.v. subsidies, urenadministratie.

Wat wij vragen:

• HBO werk en denkniveau
• Je houdt van afwisseling en houdt het overzicht, maar kan desgewenst goed focussen
• Je hebt het aanpassingsvermogen om je prettig te voelen in een dynamische omgeving
• Je houdt van plannen en organiseren en neemt graag initiatieven
• Je hebt overzicht en kan van daar uit flexibel uitvoering geven aan je werkzaamheden
• Je hebt aandacht voor detail en bent stabiel
• Goede beheersing van Nederlands en Engels
• Ervaring met soortgelijke werkzaamheden is een pré
• Ervaring met boekhoud programma’s / Exact is een pré
• Ervaring in MS Office, Google en Dropbox

Wat wij bieden:

Een leuke baan in een enthousiast team – we zijn een jong en dynamisch bedrijf met 10 werknemers van diverse nationaliteiten.

• Uren: 20-24 uur per week, op termijn mogelijk uit te breiden
• Marktconform salaris
• Veel ruimte voor eigen initiatief en ontwikkeling
• Goede secundaire arbeidsvoorwaarden met flexibele werkuren (afgestemd met je collega-Office Manager) en een eindejaar bonus

Deadline sollicitaties: 14-04-2023
Startdatum: Per direct

Ben je enthousiast geworden over deze functie? Stuur je cv en motivatie naar Marga Harkema marga@fieldworkcompany.nl of bel 050-7503390 als je nog vragen hebt.